7 Organisationstipps für Bauherren

Organisationstipps für Bauherren

Papierkram ist im Jahre 2016 irgendwie überflüssig, oder?
Denkste. Erst recht, wenn du ein Haus baust.

Als wir im vergangenen Frühling beschlossen, definitiv mit Danhaus zu bauen, bekamen wir von unserer sympathischen Verkaufsberaterin in der MusterhausWelt Frechen einen dicken Ordner in die Hand gedrückt. Die drei, vier Zettel darin wirkten etwas verloren und insgeheim grinste ich, weil Aktenordner heutzutage schon irgendwie ein bisschen altmodisch sind. Naja, irgendwo würde ich für das Riesending sicher einen Platz im Regal finden, es war ja auch ganz nett bedruckt.

Kurz darauf war auch unser Grundstückskauf endlich in trockenen Tüchern – und was überreichte uns der Makler? Genau, einen Aktenordner. Auch der sah hübsch aus, sogar mit einem Bild von unserem Grundstück auf der Rückseite! :) Auch hierin waren halt nur eine Handvoll Seiten abgeheftet.
Ich schmunzelte und…

… und jetzt, knapp ein Jahr später? Stehen sage und schreibe vier (!) prall gefüllte (!!) Ordner in meinem mittlerweile eigens freigeräumten „Bauregal“ und platzen aus allen Nähten, sodass ich bald mal umstrukturieren und einen fünften Ordner hinzuziehen muss. °_°

Organisationstipps für Bauherren

Es ist unglaublich, wie viel Papierkram beim Hausbau anfällt: Anschreiben. Zeichnungen. Auszüge aus dem Grundbuch. Rechnungen. Informationsbroschüren. To Do-Listen (nein, nicht nur unsere eigenen – Danhaus zum Beispiel hat für Bauherren eine hilfreiche Übersicht aller To Dos zusammengestellt). Bestätigungen. Notizen, die ich mir in Gesprächen mitgeschrieben habe. Interessante Ausschnitte aus Zeitschriften. Und so weiter…

Wenn ihr gerade mitten im Bauchaos steckt oder mit dem Gedanken spielt, unter die Bauherren zu gehen, dann habe ich hier ein paar Tipps für euch. Einige – wie das mit der Emailadresse – sind uns auch erst nach einiger Zeit klargeworden. Aber Erfahrung macht ja bekanntlich k-l-u-k! :)

Tipp No. 1: Heftet alles ordentlich ab.

Aus den paar Zetteln wird im Handumdrehen ein immenser Wust, und dauernd muss man irgendwo etwas nachgucken. Tut euch selber den Gefallen und heftet alles von Anfang an ab – das spart Zeit und Nerven (und die werden eh noch früh genug strapaziert, verlasst euch drauf! :D ).

Folgende Ordnerstruktur hat sich bei uns bewährt:

  1. Grundstück
    • Makler
      (Exposé, Reservierungsbestätigung, Rechnungen)
    • Notar
      (Anschreiben und Rechnungen)
    • Kaufvertrag
    • Grundbuch / Kataster
      (diverse Kopien von Auszügen, wann wir wo eingetragen wurden; Rechnungen, …)
    • Bodengutachten
      (sofern ihr eines erstellen lasst)
    • Notizen
      (im Gespräch mit dem Makler, Erdbauer, Architekten, Nachbarn und wem auch immer erfährt man oft hilfreiche Tipps oder Dinge, an die man denken sollte. Ich habe daher zu jedem Thema so eine Notizensammlung angelegt.)
  2. Danhaus
    • Vertrag & Kostenaufstellung
      (von den ersten groben Schätzungen bis hin zur finalen Gesamtkostenaufstellung)
    • Rechnungen
    • Zeichnungen
    • Bauantrag & Entwässerungsantrag
    • Informationsmaterialien
    • Notizen
      (s.o. – hier habe ich auch alle mir bekannten Danhaus-Blogs durchforstet und mir Notizen gemacht)
  3. Finanzierung
    • Kostenaufstellung für den Hausbau
      (sowohl die geplanten, als auch die tatsächlichen Kosten – es empfiehlt sich tunlichst, die im Auge zu behalten :) )
    • Übersicht über monatliche Einnahmen und Ausgaben
    • Vertragsunterlagen der Banken
    • Kontoauszüge des Finanzierungskontos
    • KfW-Nachweis
  4. Haus
    • Erdarbeiten
    • Keller
      (bei uns also alles von glatthaar – vermutlich wird der Keller aber bald einen eigenen Ordner bekommen)
    • Garage
    • allgemeine Gewerke
      (Böden, Wände, …)
    • Elektro
    • eine Rubrik für jeden Raum
      (beispielsweise für die Aufrisse der Küche, die Montageanleitung vom Gästebett und so weiter, und natürlich die berühmten Notizen)
    • Garten

Organisationstipps für Bauherren

Die einzelnen Rubriken habe ich mit Hilfe dieser Trennbögen zum Selberausschneiden unterteilt. Teilweise waren in den Ordnern schon Unterteilungen vorgesehen, die passten aber nicht zu meinem Sortierkonzept. ;)
Wenn nötig, arbeite ich dann noch mit bunten Tabs aus Haftnotizen am oberen Papierrand.

Entscheidet euch, ob ihr neue Unterlagen lieber nach vorne oder nach hinten heftet, und behaltet dieses Konzept dann in allen Ordnern bei.

Tipp No. 2: Kauft einen Scanner.

Sofern ihr nicht ohnehin schon über einen Scanner verfügt – zum Hausbau braucht ihr ihn. Eigentlich ab dem ersten Tag, an dem ihr mit dem Gedanken spielt, bauen zu wollen.

Es ist unglaublich, wie viel Zeug ich in den letzten Monaten eingescannt habe – Rechnungen zum Weiterleiten an die Banken, Auszüge aus dem Grundbuch zum Weiterleiten an den Architekten, Bestätigungen vom Bergbauamt, der Bank und x anderen Leuten zum Weiterleiten an Danhaus, und so weiter…

Im Idealfall habt ihr so ein Multifunktionsgerät, das scannen, drucken und kopieren kann. Kopieren und drucken muss man beim Hausbau natürlich auch alleweil irgendwas.
Wir verwenden den Canon Pixma MG5650* und sind soweit mit ihm zufrieden. Praktischerweise verfügt er über WLAN, sodass Bauherrin und Bauherr gleichermaßen drucken können, ohne erst irgendwelche Kabel umstöpseln oder die Dateien irgendwohin schicken zu müssen.

Tipp No. 3: Haltet digitale Ordnung.

Neben dem ganzen Papierkram sammelt sich mindestens ebenso viel digitales Zeug an.
Da ihr darauf regelmäßig zurückgreifen müsst – beispielsweise, um dem Küchenplaner mal flott die Zeichnung des EG zu schicken – lohnt es sich, die ganzen Dateien ordentlich abzulegen und bestenfalls auch so, dass Bauherr und Bauherrin gleichermaßen darauf zugreifen können.

Ich habe das bei uns vor kurzem umorganisiert – bislang hatte ich nämlich alle Dokumente lokal bei mir gespeichert und der Beste Bauherr musste mich dann immer erst bitten, dieses oder jenes herauszusuchen.
Dropbox macht das Leben leichter. :)

Tipp No. 4: Verwendet eine gemeinsame Emailadresse.

Das ist etwas, was wir nicht auf dem Schirm hatten. Bei den meisten Leuten hat der Beste seine Emailadresse hinterlegt, um einige Dinge kümmere ich mich über meine Emailadresse.
Die Folge: wir schicken uns die jeweiligen Konversationen dann immer noch mal intern hin und her, weil irgendwer dann halt doch immer das CC vergisst, damit jeder bei allem auf dem Laufenden ist.

Irgendwie unpraktisch… eine gemeinsam genutzte Emailadresse mit einer klaren Absprache, wer zu welchen Zeiten oder Themen antwortet, wäre hier sinnvoller.

Tipp No. 5: Nutzt die Macht von Tabellenkalkulationen.

So ein Hausbau kostet schweineviel Geld. Vermutlich wird es das teuerste Projekt, was wir im privaten Bereich jemals stemmen werden.
Und sofern ihr das nicht schulterzuckend aus der Portokasse bezahlt, solltet ihr tunlichst einen Überblick über die Häupter eurer Lieben behalten. :)

Das heißt: im Vorfeld muss man sich darüber klar werden, wie viel Budget man überhaupt aufbringen kann. Wie hoch dürfen die monatlichen Raten einer Finanzierung werden – wie viel Geld geben wir eigentlich pro Monat für was aus? Das haben wir uns sehr exakt aufgedröselt, von der Hundeversicherung und dem Spotify-Abo über unsere durchschnittlichen Ausgaben für’s Happishappi bis hin zu Reparaturrücklagen des Autos.
Dann: wie viel Geld haben wir eigentlich schon ausgegeben? Welche Extras wollen wir uns leisten, welche Posten könnten wir streichen? Wie viel von unserem Kredit haben wir jetzt eigentlich schon abbezahlt? Und so weiter.

Das alles könnt ihr natürlich mit Stift, Papier und Taschenrechner festhalten.
Einfacher geht das mit Tabellenkalkulationen, also mit Excel bzw. Calc (OpenOffice) oder Numbers (Mac).

Der Vorteil ist hier nämlich, dass ihr nicht selber rechnen müsst, sondern bloß die richtige Formel eingetippt werden will.

Die fertigen Tabellen habe ich mir ausgedruckt und in den Finanzierungs-Ordner geheftet.

Tipp No. 6: Kauft eine Klemmbrettmappe.

Egal, ob es ins Küchenstudio geht oder zum Erdbauer oder zum Fliesenfachmarkt: irgendwelche Unterlagen schleppt man immer mit.
Die Grundrisse der einzelnen Etagen sowie den Lageplan des Grundstücks haben wir schon so oft gebraucht, um vor Ort schnell etwas zu zeigen oder einzuzeichnen, dass es sich eigentlich gelohnt hätte, die Seiten jeweils zu laminieren und Folienstifte mitzunehmen.

Organisationstipps für Bauherren

In einer Klemmbrettmappe sind die ganzen Zettel auf jeden Fall gut aufgehoben. Im Gegensatz zu einem einfachen Klemmbrett kann man hier noch einen Deckel mit einem Gummiband schließen, sodass die Unterlagen auch bei Wind & Wetter geschützt sind. Wir verwenden diese Klemmbrettmappe von Herlitz* – unser erstes Modell haben wir übrigens neulich im Tapetenladen vergessen. :( Genau die gleiche Mappe durfte dann wieder einziehen, so zufrieden sind wir damit.

Tipp No. 7: Hängt To Do-Listen auf.

Selbst wenn man wie wir mit einem Fertighausanbieter zusammenarbeitet, muss man sich um unheimlich viele Dinge selber kümmern. Da verliert man schon mal den Überblick, vor allem, weil man nicht alles direkt erledigen kann, sondern immer verschiedene Zeitpunkte abwarten muss: sobald die Finanzierungszusage da ist, wenn Herr X aus dem Urlaub zurück und Frau Y wieder gesund ist, nachdem A eine Info von B eingeholt hat, und so weiter.

Wir haben mittlerweile mehrere DIN A4-Zettel an der Küchentür aufgehängt, um zu klärende Punkte festzuhalten. Einen für Danhaus, einen für den Keller, einen für den Erdbauer und so weiter.
Eignet sich übrigens auch prima, wenn die Bauherrin nachts um 3 aufschreckt und kreidebleich in die Küche rennt, um mit zitternden Händen die entscheidende Frage zu notieren, um die ihr Albtraum kreiste: „Hat die Garage überhaupt einen Boden???“ oO

Habe ich einen Tipp vergessen?

Die Frage an die Häuslebauer unter euch: könnt ihr sonst noch irgendetwas empfehlen?
Was hat sich bei euch bewährt?

Anne

Ich bin Anne Schwarz, 29 Jahre alt. Ich arbeite in Köln und wohne mit meinem Mann, Hund und Katze noch in Leverkusen, bald wieder auf dem Land. Das ♥ schlägt für die Fotografie & das Schreiben. Möchtest du mehr erfahren?

6 Kommentare

  1. Hallo Anne,

    mal wieder ein sehr interessanter Post von Dir. Übrigens sind wir beim selben Makler, aber in der Region ist das ja nicht so schwer :-) Im Moment kämpfen wir noch mit dem Boden und der Entwässerung. Gekauft haben wir noch nicht. Ist der Boden bei Euch auch so schwierig (=Ton)?

    LG Annika

    1. Hallo Annika,

      hehe, das mit dem Makler ist ja witzig. ;)

      Ja, der Boden dort in der Gegend ist nicht ganz ohne. Es ist ja auch der Entwässerungsantrag, der unseren Bauantrag aufhält… es gibt keinen Regenwasserkanal, wir dürfen die Regenrohre vom Dach aber nicht in den normalen Abwasserkanal einleiten, weil der sonst überfordert wäre. Das Wasser muss durch eine oberirdische Pflanzschicht versickern, d.h. es darf nicht einfach an der Seite von unserem Grundstück runterlaufen und auch nicht durch ein paar Rohre im Boden versickern. Daher müssen wir eine Mulde anlegen, also eine Art Trockenteich, die im Zweifelsfall das Wasser aufnimmt und nach und nach versickern lässt. Aktuell warten wir noch auf die Berechnung der genauen Größe dieser Mulde… und dann kann unser im Oktober erstmalig eingereichter und im Dezember dann mit der neuen Hausstellung korrigierter Bauantrag hoffentlich auch irgend-, irgendwann mal weiter bearbeitet werden…

      Viel Erfolg weiterhin für euch! :)

      1. Hallo Anne,

        mit der Entwässerung ist es bei uns ähnlich, nur dass das Wasser bei uns versickern dürfte wenn es möglich wäre. Aber dank Ton nicht so einfach. Das Wasser aus den Regenrinnen könnte in einen nahegelegenen Bach abgeleitet werden. Das wird jetzt gerade von der zuständigen Stelle geprüft und der Verkäufer würde die Kosten übernehmen. Im Wasserschutzgebiet liegen wir schonmal nicht. Es bleibt interessant :-) Wir sind jedenfalls heilfroh, vor den Kauf ein Bodengutachten in Auftrag gegeben zu haben. Ein Keller ist bei diese Bodenverhältnissen allerdings nicht möglich bzw. nur mit erheblichem (finanziellen) Aufwand und mit Feuchtigkeit müsste man trotz weißer Wanne immer rechnen. Von daher würde es dort keinen Keller geben.

        Euch auch weiterhin viel Erfolg. Wenn es bei uns mal voran geht, werde ich vermutlich auch einen Baublog erstellen :-) Bis dahin lese ich bei Euch weiter.

  2. Du überzeugst mich immer mehr davon, höchstens fertige Häuser zu kaufen, statt neue zu bauen, falls ich mal was eigenes besitzen will… das klingt ja fürchterlich!
    Liebe Grüße

    1. Etwas Fertiges zu kaufen war ja damals auch unser eigentlicher Plan… nach über einem Jahr Suche und mehreren Dutzend Besichtigungen haben wir dann aber halt doch beschlossen, lieber selber zu bauen…

  3. […] und allen Ordnern, die unser Projekt Hausbau mittlerweile füllt (über den Papierkram hab ich ja neulich mal geschrieben). Und das war auch gut so, denn während des Termins mussten so viele Dinge nachgeschaut werden […]

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