7 Organisationstipps für Bauherren
Papierkram ist heutzutage überflüssig, oder?
Denkste. Erst recht, wenn du ein Haus baust.
Als wir im Frühling 2015 beschlossen, definitiv mit Danhaus zu bauen, bekamen wir von unserer sympathischen Verkaufsberaterin in der MusterhausWelt Frechen einen dicken Ordner in die Hand gedrückt. Die drei, vier Zettel darin wirkten etwas verloren und insgeheim grinste ich, weil Aktenordner heutzutage schon irgendwie ein bisschen altmodisch sind. Naja, irgendwo würde ich für das Riesending sicher einen Platz im Regal finden, es war ja auch ganz nett bedruckt.
Kurz darauf war auch unser Grundstückskauf endlich in trockenen Tüchern – und was überreichte uns der Makler? Genau, einen Aktenordner. Auch der sah hübsch aus, sogar mit einem Bild von unserem Grundstück auf der Rückseite! 🙂 Auch hierin waren halt nur eine Handvoll Seiten abgeheftet.
Ich schmunzelte und…
… und jetzt, knapp ein Jahr später? Stehen sage und schreibe vier (!) prall gefüllte (!!) Ordner in meinem mittlerweile eigens freigeräumten „Bauregal“ und platzen aus allen Nähten, sodass ich bald mal umstrukturieren und einen fünften Ordner hinzuziehen muss. °_°
Es ist unglaublich, wie viel Papierkram beim Hausbau anfällt: Anschreiben. Zeichnungen. Auszüge aus dem Grundbuch. Rechnungen. Informationsbroschüren. To Do-Listen (nein, nicht nur unsere eigenen – Danhaus zum Beispiel hat für Bauherren eine hilfreiche Übersicht aller To Dos zusammengestellt). Bestätigungen. Notizen, die ich mir in Gesprächen mitgeschrieben habe. Interessante Ausschnitte aus Zeitschriften. Und so weiter…
Wenn du gerade mitten im Bauchaos steckst oder mit dem Gedanken spielst, unter die Bauherren zu gehen, dann habe ich hier ein paar Tipps für dich. Einige – wie das mit der Emailadresse – sind uns auch erst nach einiger Zeit klargeworden. Aber Erfahrung macht ja bekanntlich k-l-u-k! 🙂
Tipp No. 1: Hefte alles ordentlich ab.
Aus den paar Zetteln wird im Handumdrehen ein immenser Wust, und dauernd muss man irgendwo etwas nachgucken. Tu dir selber den Gefallen und hefte alles von Anfang an ab – das spart Zeit und Nerven (und die werden eh noch früh genug strapaziert, verlass dich drauf! 😀 ).
Folgende Ordnerstruktur hat sich bei uns bewährt:
- Grundstück
- Makler
(Exposé, Reservierungsbestätigung, Rechnungen) - Notar
(Anschreiben und Rechnungen) - Kaufvertrag
- Grundbuch / Kataster
(diverse Kopien von Auszügen, wann wir wo eingetragen wurden; Rechnungen, …) - Bodengutachten
(sofern du eines erstellen lässt) - Notizen
(im Gespräch mit dem Makler, Erdbauer, Architekten, Nachbarn und wem auch immer erfährt man oft hilfreiche Tipps oder Dinge, an die man denken sollte. Ich habe daher zu jedem Thema so eine Notizensammlung angelegt.)
- Makler
- Danhaus
- Vertrag & Kostenaufstellung
(von den ersten groben Schätzungen bis hin zur finalen Gesamtkostenaufstellung) - Rechnungen
- Zeichnungen
- Bauantrag & Entwässerungsantrag
- Informationsmaterialien
- Notizen
(s.o. – hier habe ich auch alle mir bekannten Danhaus-Blogs durchforstet und mir Notizen gemacht)
- Vertrag & Kostenaufstellung
- Finanzierung
- Kostenaufstellung für den Hausbau
(sowohl die geplanten, als auch die tatsächlichen Kosten – es empfiehlt sich tunlichst, die im Auge zu behalten 🙂 ) - Übersicht über monatliche Einnahmen und Ausgaben
- Vertragsunterlagen der Banken
- Kontoauszüge des Finanzierungskontos
- KfW-Nachweis
- Kostenaufstellung für den Hausbau
- Haus
- Erdarbeiten
- Keller
(bei uns also alles von glatthaar – vermutlich wird der Keller aber bald einen eigenen Ordner bekommen) - Garage
- allgemeine Gewerke
(Böden, Wände, …) - Elektro
- eine Rubrik für jeden Raum
(beispielsweise für die Aufrisse der Küche, die Montageanleitung vom Gästebett und so weiter, und natürlich die berühmten Notizen) - Garten
Die einzelnen Rubriken habe ich mit Hilfe dieser Trennbögen zum Selberausschneiden unterteilt. Teilweise waren in den Ordnern schon Unterteilungen vorgesehen, die passten aber nicht zu meinem Sortierkonzept. 😉
Wenn nötig, arbeite ich dann noch mit bunten Tabs aus Haftnotizen am oberen Papierrand.
Entscheide dich, ob du neue Unterlagen lieber nach vorne oder nach hinten heftest, und behalte dieses Konzept dann in allen Ordnern bei.
Tipp No. 2: Kauf einen Scanner.
Sofern du nicht ohnehin schon über einen Scanner verfügst – zum Hausbau brauchst du ihn. Eigentlich ab dem ersten Tag, an dem du mit dem Gedanken spielst, bauen zu wollen.
Es ist unglaublich, wie viel Zeug ich in den letzten Monaten eingescannt habe – Rechnungen zum Weiterleiten an die Banken, Auszüge aus dem Grundbuch zum Weiterleiten an den Architekten, Bestätigungen vom Bergbauamt, der Bank und x anderen Leuten zum Weiterleiten an Danhaus, und so weiter…
Im Idealfall hast du so ein Multifunktionsgerät, das scannen, drucken und kopieren kann. Kopieren und drucken muss man beim Hausbau natürlich auch alleweil irgendwas.
Wir verwenden den Canon Pixma MG5650* und sind soweit mit ihm zufrieden. Praktischerweise verfügt er über WLAN, sodass Bauherrin und Bauherr gleichermaßen drucken können, ohne erst irgendwelche Kabel umstöpseln oder die Dateien irgendwohin schicken zu müssen.
Tipp No. 3: Halte digitale Ordnung.
Neben dem ganzen Papierkram sammelt sich mindestens ebenso viel digitales Zeug an.
Da du darauf regelmäßig zurückgreifen musst – beispielsweise, um dem Küchenplaner mal flott die Zeichnung des EG zu schicken – lohnt es sich, die ganzen Dateien ordentlich abzulegen und bestenfalls auch so, dass Bauherr und Bauherrin gleichermaßen darauf zugreifen können.
Ich habe das bei uns vor kurzem umorganisiert – bislang hatte ich nämlich alle Dokumente lokal bei mir gespeichert und der Beste Bauherr musste mich dann immer erst bitten, dieses oder jenes herauszusuchen. Dropbox macht das Leben leichter. 🙂
Tipp No. 4: Verwendet eine gemeinsame Emailadresse.
Das ist etwas, was wir nicht auf dem Schirm hatten. Bei den meisten Leuten hat der Beste seine Emailadresse hinterlegt, um einige Dinge kümmere ich mich über meine Emailadresse.
Die Folge: wir schicken uns die jeweiligen Konversationen dann immer noch mal intern hin und her, weil irgendwer dann halt doch immer das CC vergisst, damit jeder bei allem auf dem Laufenden ist.
Irgendwie unpraktisch… eine gemeinsam genutzte Emailadresse mit einer klaren Absprache, wer zu welchen Zeiten oder Themen antwortet, wäre hier sinnvoller.
Tipp No. 5: Nutze die Macht von Tabellenkalkulationen.
So ein Hausbau kostet schweineviel Geld. Vermutlich wird es das teuerste Projekt, was wir im privaten Bereich jemals stemmen werden.
Und sofern du das nicht schulterzuckend aus der Portokasse bezahlst, solltest du tunlichst einen Überblick über die Häupter deiner Lieben behalten. 🙂
Das heißt: im Vorfeld muss man sich darüber klar werden, wie viel Budget man überhaupt aufbringen kann. Wie hoch dürfen die monatlichen Raten einer Finanzierung werden – wie viel Geld geben wir eigentlich pro Monat für was aus? Das haben wir uns sehr exakt aufgedröselt, von der Hundeversicherung und dem Spotify-Abo über unsere durchschnittlichen Ausgaben für’s Happishappi bis hin zu Reparaturrücklagen des Autos.
Dann: wie viel Geld haben wir eigentlich schon ausgegeben? Welche Extras wollen wir uns leisten, welche Posten könnten wir streichen? Wie viel von unserem Kredit haben wir jetzt eigentlich schon abbezahlt? Und so weiter.
Das alles kannst du natürlich mit Stift, Papier und Taschenrechner festhalten.
Einfacher geht das mit Tabellenkalkulationen, also mit Excel bzw. Calc (OpenOffice), Numbers (Mac) oder Google Tabellen.
Der Vorteil ist hier nämlich, dass du nicht selber rechnen musst, sondern bloß die richtige Formel eingetippt werden will.
Die fertigen Tabellen habe ich mir ausgedruckt und in den Finanzierungs-Ordner geheftet.
Tipp No. 6: Kauf eine Klemmbrettmappe.
Egal, ob es ins Küchenstudio geht oder zum Erdbauer oder zum Fliesenfachmarkt: irgendwelche Unterlagen schleppt man immer mit.
Die Grundrisse der einzelnen Etagen sowie den Lageplan des Grundstücks haben wir schon so oft gebraucht, um vor Ort schnell etwas zu zeigen oder einzuzeichnen, dass es sich eigentlich gelohnt hätte, die Seiten jeweils zu laminieren und Folienstifte mitzunehmen.
In einer Klemmbrettmappe sind die ganzen Zettel auf jeden Fall gut aufgehoben. Im Gegensatz zu einem einfachen Klemmbrett kann man hier noch einen Deckel mit einem Gummiband schließen, sodass die Unterlagen auch bei Wind & Wetter geschützt sind.
Wir verwenden diese Klemmbrettmappe von Herlitz* – unser erstes Modell haben wir übrigens neulich im Tapetenladen vergessen. 🙁 Genau die gleiche Mappe durfte dann wieder einziehen, so zufrieden sind wir damit.
Tipp No. 7: Häng To Do-Listen auf.
Selbst wenn man wie wir mit einem Fertighausanbieter zusammenarbeitet, muss man sich um unheimlich viele Dinge selber kümmern. Da verliert man schon mal den Überblick, vor allem, weil man nicht alles direkt erledigen kann, sondern immer verschiedene Zeitpunkte abwarten muss: sobald die Finanzierungszusage da ist, wenn Herr X aus dem Urlaub zurück und Frau Y wieder gesund ist, nachdem A eine Info von B eingeholt hat, und so weiter.
Wir haben mittlerweile mehrere DIN A4-Zettel an der Küchentür aufgehängt, um zu klärende Punkte festzuhalten. Einen für Danhaus, einen für den Keller, einen für den Erdbauer und so weiter.
Eignet sich übrigens auch prima, wenn die Bauherrin nachts um 3 aufschreckt und kreidebleich in die Küche rennt, um mit zitternden Händen die entscheidende Frage zu notieren, um die ihr Albtraum kreiste: „Hat die Garage überhaupt einen Boden???“ oO
Habe ich einen Tipp vergessen?
Die Frage an die Häuslebauer: kannst du sonst noch irgendetwas empfehlen?
Was hat sich bei dir bewährt?